MeisterTask – aplikacja do zarządzania zadaniami w zespole i kontaktu z klientem! Zdecydowanie polecam!

Praca #bezbiura ma mnóstwo zalet. Pozwala dobrze organizować czas i sprawia, że każdy z członków zespołu ma większą autonomię w realizacji zadań. Dzięki temu pracujemy efektywniej, a przy tym każdy ze specjalistów może działać wtedy, gdy jest najbardziej wydajny. Dzisiaj chciałbym przestawić Wam narzędzie, bez którego praca #bezbiura byłaby trudniejsza. To MeisterTask – najlepszy program do planowania pracy grupowej, na jaki dotychczas trafiłem, a uwierzcie, wypróbowałem ich dużo….

MeisterTask to narzędzie pozwalające na łatwe tworzenie list zadań przez dzielenie się nimi ze współpracownikami i klientami. Można tak łatwo podzielić pracę na konkretne wątki, dodawać do nich załączniki, wyznaczać daty realizacji poszczególnych tasków, tagować je, przyporządkowywać użytkownikom i oczywiście czatować. Program jest prosty w obsłudze, intuicyjny. Do tego w podstawowej wersji, w pełni wystarczającej do pracy, jest darmowy. Sprawdźcie, dlaczego warto go przetestować.

Dziesiątki klientów, setki zadań i pełen porządek

W Medializer Grup w jednym czasie pracujemy nad wieloma zadaniami. W MeisterTask każdemu z nich poświęcam jedną kartę. Dzięki temu zachowuję porządek. Co więcej, dostęp do poszczególnych kart firm mają tylko ich właściciele oraz upoważnienie przez nie osoby oraz członkowie mojego zespołu, którzy zajmują się realizacją konkretnych projektów. Każda z kart ma swoja nazwę i spersonalizowaną ikonę, dzięki czemu mogę łatwo zarządzać nimi w czytelnym menu. Ponadto na każdej karcie wyznaczone są kolumny, będące działami, pozwalającymi jeszcze bardziej posegregować zadania ze względu na ich rodzaje. 

Zadania w toku, gotowe taski i archiwum – dbam o aktualność

Dla każdego z klientów przyporządkowanych mam na raz dużo obowiązków. Codziennie kilka jest otwieranych, natomiast inne są realizowane i zamykane. Dlatego bardzo dbam o to, by listy zadań były zawsze aktualne. Pomagają mi w tym statusy poszczególnych tasków, które oznaczam tagami, (np. „do realizacji”, „do publikacji”, „zamknięte”), oraz duży przycisk „Complete”, oznaczający zadanie jako zamknięte i graficznie wykreślone. Gotowe zadania zawsze grupuję w jedną kolumnę, a następnie przenoszę je do archiwum, które nie zaśmieca głównej karty, tylko dostępne jest z poziomu opcji dodatkowych. Wszytko to jest łatwe i intuicyjne w obsłudze.

Powiadomienia i przypomnienia, które mogą zmęczyć

Plusem i minusem MeisterTask są powiadomienia. W zależności od indywidualnych ustawień są one wyświetlane tylko na poziomie programu lub w formie pushy z aplikacji albo informacyjnych maili. Mają one za zadanie informować o wszystkich akcjach użytkowników podejmowanych w zadaniach, do których jesteś przyporządkowany. Ta opcja pozwala mi stale śledzić postęp zadań oraz akcje podejmowane przez członków zespołu oraz prośby i komunikaty od klientów. Takie powiadomienia, choć wartościowe, bywają nużące, ponieważ są zbyt szczegółowe. To chyba jeden z największych minusów MeisterTaska. Po jednym dniu pracy potrafię mieć nieodebranych 700 powiadomień, z czego kilkaset dotyczy interakcji, nad którymi nie muszę czuwać. 

Czytelna forma zadań – tytuły, leady i checklisty, czyli to, co lubię

Każde zadanie widoczne na liście można otworzyć i edytować w osobnym okienku. Składa się ono z tytułu zadania, leadu, w którym można napisać kilka słów ogólnie określających projekt lub dodać checklistę (fajna opcja, gdy nad jednym projektem pracuje kilka osób i dzielicie się zadaniami) oraz edytora, służącego do komunikacji oraz wyświetlania powiadomień, związanych z akcjami wykonanymi w ramach jednego tasku. Edytor pozwala na oznaczanie użytkowników, którzy są informowani o tym, że ktoś o nich wspomniał.

Elastyczne tagi i łatwe przyporządkowywanie wykonawców zadań

Każde z zadań można oznaczyć za pomocą kilku zmiennych. Przede wszystkim można przyporządkować je konkretnej osobie. Ponadto można łatwo wyznaczyć datę i godzinę realizacji – gdy ona minie, ten komu przyporządkowane jest zadanie, otrzyma informację o mijającym deadlinie. Na uwagę zasługują również kolorowe tagi, których treść można ustawić indywidualnie. Są one widoczne przy nazwie zadnia z poziomu listy, dzięki czemu można łatwo śledzić statusy poszczególnych tasków.

Aplikacja mobilna na Androida i iOS – pracuję gdzie i kiedy chcę

MeisterTask można obsługiwać z poziomu komputera stacjonarnego lub laptopa. Wystarczy założyć konto, które wymaga logowania. Dodatkowo warto pobrać aplikację na iOS lub Androida, na której również się logujemy, dzięki czemu zyskujemy dostęp do wszystkich zadań w wersji mobilnej. To dobry sposób na czuwanie nad tym, co się dzieje w firmie wtedy, kiedy nie ma Cię przed komputerem. Co więcej, aplikacja przesyła również powiadomienia, gdy ktoś wspomni Cię w zadaniu oraz informacje o mijających terminach.

Łatwa personalizacja, funkcjonalne detale

MeiserTask ma kilka opcji pozwalających na personalizację. Przede wszystkim sam możesz wybrać kolory kart oraz poszczególnych kolumn z zadaniami. Przy nazwach działów można dodać spersonalizowane ikony, podobnie jak przy liście kart w menu. Dzięki intuicyjnym grafikom i kolorom łatwiej dzielić zadania na działy w obrębie jednego projektu. Co więcej, każdy z użytkowników może dodać swój awatar, co choć trochę zmniejsza anionowość. 

Dlaczego lubię MeisterTaska? Zsynchronizowanie zadań w chmurze i współdzielenie list znacznie usprawnia prace nad projektami. Ponadto znacznie minimalizuje liczbę telefonów, które musiałbym wykonywać po to, by tradycyjnie zarządzać zespołem. W MeisterTask komunikujemy się symultanicznie. Nie musimy być w pracy na raz – każdy z członków listy odpowiada wtedy, gdy może. Nikt nikomu nie przerywa wciąż pracy, co jest kłopotliwe przy realizacji zadań wymagających skupienia. Ponadto takie zarzadzanie zadaniami pozwala wyzbyć się ciągłego tłumaczenia i przekazywania poleceń na różnych poziomach zespołu. Jeśli zadanie zlecam seniorowi z któregoś z teamów, a wykonuje je junior, to nie musi tłumaczyć wszystkiego od nowa – wystarczy, że przyporządkuje do taska nowego członka zespołu, a on zyska dostęp do pełnej historii konwersacji, w której opisane są szczegóły projektu. 

Jesteś ciekawy, jak MeisterTask działa w praktyce? Pobierz narzędzie ze strony producenta (www.meistertask.com), załóż konto i zobacz, jak łatwo zorganizować pracę #bezbiura.